Das Datenschutzkonzept hat sich in Zeiten der DSGVO zu einem der wichtigsten Strategiepapiere des Unternehmens entwickelt. Seine Erfordernisse leiten sich, obwohl nicht explizit vorgeschrieben, aus dem Artikel 5, Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht) ab. Weiters fordert der Artikel 24 DSGVO vom Verantwortlichen Rechenschaft über seine Verpflichtung und legt den Schwerpunkt auf die organisatorischen und technischen Maßnahmen (TOM).
Es sind demgemäß bei allen Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, Prozesse zu gestalten, die den Datenschutz und die Sicherheit der Informationen garantieren. Die Gewährleistung dafür sind regelmäßige Überprüfungen, Bewertungen, Evaluierungen, für die das Datenschutzkonzept den organisatorischen Rahmen bildet. Mit professionellen DSGVO Vorlagen stellen Sie sicher, dass alles rechtskonform ist.

Generelle Grundlagen für ein Datenschutzkonzept (DSK)

Das Datenschutzkonzept ist die methodische Umsetzung der Datenschutzvorgaben. Es ist in der Regel ein unternehmensweit gültiges Regelwerk und enthält die Datenschutzrichtlinie.

Die Erstellung des Konzeptes gehört zu den Pflichten des Verantwortlichen, damit der Schutz personenbezogener Daten sichergestellt ist. Es ist ebenso der Nachweis für die Aufsichtsbehörde hinsichtlich Datensicherheit. Mit dem Datenschutzkonzept wird belegt, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten im Unternehmen rechtmäßig sind.

Welche inhaltlichen und normativen Anforderungen muss ein DSK erfüllen, um DSGVO-konform zu sein?

Für die rechtlich sichere Erstellung des DSK sind eine Reihe von Punkten zu beachten, die in das Konzept einfließen sollten:

• Grundsätze personenbezogener Daten erarbeiten und verschriftlichten
• Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten erstellen
• erforderliche technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) umsetzen
• Datenschutz-Folgenabschätzung, wenn sensible Daten verarbeitet werden
• aktuelle Datenschutzrichtlinie erarbeiten und DSK erstellen
• wie wird Datenschutz bei technischen oder organisatorischen Änderungen sichergestellt
• alle Beschäftigten, besonders jene, die personenbezogene Daten verarbeiten, für den Datenschutz schulen, sensibilisieren und zum Schutz des Datengeheimnisses verpflichten
• Prozesse der Wahrnehmung der Betroffenenrechte erarbeiten und implementieren:

• Recht auf Information, Auskunft und Widerspruch
• Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung

• Prozess zur Meldepflicht bei Datenschutzverstößen und Datenpannen erarbeiten und implementieren
• Nachweis der Datensicherheit erstellen

Unter Umständen sind das Fehler, die Sie viel Geld kosten könnten. Es zahlt sich aus, auch die Webseiten immer wieder zu überprüfen, ob die Links zur Datenschutzerklärung korrekt gesetzt sind und funktionieren. 

Wie ist ein Datenschutzkonzept strukturell aufgebaut?

Es hängt von der Art und Größe des Unternehmens ab und in welchem Ausmaß personenbezogene Daten verarbeitet werden. Die folgende Struktur kann als Grundlage herangezogen werden, erfordert jedoch eine individuelle Anpassung an die Verhältnisse im Unternehmen.

• Ziele des Datenschutzkonzeptes: Aufzeigen, weshalb die Informationssicherheit im Unternehmen wichtig ist, wie der Schutz personenbezogener Daten organisiert ist.
• Geltungsbereich: Gilt das Konzept in der gesamten Organisation oder ist es nur in Teilbereichen gültig.
• Welche Rechtsgrundlagen untermauern das Datenschutzkonzept
• Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
• Bundesdaten-Schutz-Gesetz (BDSG)
• EU-Datenschutz-Grundverordnung
• zusätzlich sind anlassbezogen zu berücksichtigen:
• Sozialgesetzbuch (Sozialdatenschutz)
• Strafgesetzbuch (Verletzung von Privatgeheimnissen)
• Telekommunikationsgesetz (unerlaubte Auftragsverarbeitung, Speicherung)
• Telemediengesetz (Inhalte der Webseiten)
• E-Privacy-Verordnung (Schutz im Bereich der elektronischen Kommunikation)
• Betriebsverfassungsgesetz (Schutz der Arbeitnehmerdaten)
• Pflichten zur Aufbewahrung von Daten nach den Bestimmungen der Abgabenordnung und dem Handelsgesetzbuch
• Definition und Klärung der Begrifflichkeiten:
• personenbezogene Daten
• betroffene Personen
• besondere Kategorien personenbezogener Daten
• Begriff der Datenverarbeitung
• Pseudonymisierung und Anonymisierung
• Informationspflichten
• Grundsätze des Datenschutzes (DSGVO) beschreiben:
• Rechtmäßigkeit
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit
• Zweck
• Datenminimierung und Speicherbegrenzung
• Richtigkeit
• Integrität
• Rechenschaftspflicht und Dokumentation
• Verantwortliche Personen für den Datenschutz in der Organisation
• Verantwortlicher
• Auftragsverarbeiter (auch mehre)
• Datenschutzbeauftragter
• Wie ist der Datenschutz im Unternehmen organisiert (Verfahrensbeschreibungen): Dokumentation im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
• Konzept der Schulung und Sensibilisierung der Beschäftigten
• Datenschutz-Folgenabschätzung
• Technische und organisatorische Datenschutzmaßnahmen (TOM)
• Allgemeine Maßnahmen nach DSGVO
• Pseudonymisierung und Verschlüsselung
• Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit aller Systeme dauerhaft sicherstellen
• Wiederherstellen der physischen Verfügbarkeit nach einem technischen Zwischenfall
• Verfahren zur regelmäßigen Evaluierung, Überprüfung, Bewertung der Wirksamkeit der Datenschutzmaßnahmen (kontinuierlicher Verbesserungsprozess)
• Umgang mit Datenschutzvorfällen und Datenpannen inkl. der Regelung zur Meldung an die Aufsichtsbehörden

Datenschutzkonzept mit Hilfe der DSGVO Vorlagen erstellen und überprüfen

Die Erstellung eines Datenschutzkonzeptes erfordert eine gute und durchdachte Projektorganisation. Aller Wahrscheinlichkeit sind, abhängig von der Kerntätigkeit des Unternehmens, die meisten Abteilungen mehr oder weniger betroffen und müssen ihren Anteil leisten.

Deshalb ist die Arbeit mit DSGVO Vorlagen umso hilfreicher, da diese auf bereits gemachten Erfahrungen und Erkenntnissen basieren und deshalb Fehler mit hoher Wahrscheinlichkeit ausschließen. Vorlagen helfen Ihnen Ihre Datenschutzmaßnahmen zu dokumentieren und keine wichtigen Punkte zu vergessen, denn das kann bedeuten, dass Sie viel Geld verlieren. Die Bußgelddrohungen können für viele Unternehmen existenzgefährdend sein. Nutzen Sie unsere, vom Rechtsanwalt erstellten, Mustervorlagen.